Der Eingangsstempel gehört zu den Utensilien eines Betriebes, die Bestandteil der Büroausstattung sind. Ob es beim Unternehmen um einen Einzelpersonen geht, die sich selbstständig gemacht haben – oder um einen Markenriesen, das spielt dabei gar keine Rolle. Der Eingangsstempel ist weit mehr, als einfach nur ein Datumsstempel.
Der Eingangsstempel ist der erste Schritt zur Ordnung
Mit dem Eingangsstempel wird jedes Dokument gekennzeichnet, dass das Unternehmen oder eine Organisation, ein Amt oder sonstige Einrichtungen erreicht. In besonderen Fällen zählen sogar Werbeschreiben zu den Eingangsdokumenten. Dabei ist es vollkommen egal, auf welchem Weg das Dokument zugestellt wird. Das kann z. B. per Post geschehen, es ist aber auch per Telefax etc. möglich. Der Abdruck des Eingangsstempels ist der Moment, in dem der Bearbeitungsprozess des Dokuments detailliert und transparent geplant und entsprechend gekennzeichnet wird.
Nicht jedes Dokument bekommt einen Eingangsstempel
Dabei ist es durchaus beeindruckend, was die Mitarbeiter der Posteingangsstelle so alles gelernt haben müssen. Nicht jeder Brief, der das Unternehmen (etc.) erreicht, darf auch in der Posteingangsstelle geöffnet werden. Immerhin kann es sein, dass der Inhaber einen „Privatbrief“ erhält, der an das Unternehmen adressiert ist. Dann kommt der Eingangsstempel auf den ungeöffneten Umschlag. Fälle dieser und ähnlicher Art muss die Posteingangsstelle erkennen. Auf diese Weise werden nur solche Dokumente geöffnet, die auch wirklich für das Unternehmen bestimmt sind. Danach erfolgt dann der Abdruck vom Eingangsstempel.
Die unterschiedlichen Modelle der Eingangsstempel
Eingangsstempel sind zwar traditionell Hand- und Holzstempel, doch es gibt sie auch als Stativstempel, Automatikstempel und zur Bearbeitung größerer Posteingangsmengen, als Elektrostempel.
In den Abdruck des Eingangsstempels werden zumeist noch manuelle Hinweise eingefügt. Dazu zählt möglicherweise ein Verteiler, über den eingegangene Fachzeitschriften und gewünschtes Informationsmaterial etc. vermerkt wird. So wird die eigentliche Funktion des Eingangsstempels um die Funktion des Umlaufstempels erweitert. Solch ein Stempel kann eine enorm wichtige Unterstützung sein, wenn es um das Einhalten von Fristen und die Gültigkeit von Angeboten etc. geht. Ungeachtet dessen gilt der Eingangsstempel nicht immer als Beweismittel beim Amtsgericht oder für einen Rechtspfleger/ Rechtsanwalt.
Eingangsstempel einkaufen
Eingangsstempel können online erworben werden. Dazu gibt es Tinte in verschiedenen Farben sowie Austauschkissen oder klassische Stempelkissen. Eigangstempel werden von verschiedenen Herstellern angeboten. Darunter befinden sich Marken wie Trodat und Colop. Beim Onlineeinkauf von Eingangsstempeln profitieren Sie nicht nur von günstigen Preisen, sondern auch von schnellen Versandservices.